Das Wichtigste in Kürze
- Der entscheidende Denkfehler: Eine Direktanstellung deckt 40 Wochenstunden ab – nicht die Anwesenheit rund um die Uhr. Für den Rest der Woche brauchen Sie eine zweite Lösung.
- Mindestlohn 2026: 13,90 Euro, ab Januar 2027 14,60 Euro. Bei 40 Wochenstunden ergibt das allein rund 2.400 Euro Bruttolohn – bevor irgendein Arbeitgeberbeitrag anfällt.
- Arbeitgeberbeiträge: rund 21 bis 23 Prozent des Bruttolohns, dazu Umlagen und Unfallversicherung.
- Kost und Logis sind Sachbezug mit einem Wert von 587,25 Euro monatlich (2026) – lohnsteuer- und beitragspflichtig, aber nicht auf den Mindestlohn anrechenbar.
- Eine Minijob-Anmeldung scheidet aus. Die Geringfügigkeitsgrenze liegt 2026 bei 603 Euro, was rund 43 Arbeitsstunden im Monat entspricht.
- Das größte Einzelrisiko ist die Scheinselbstständigkeit. Bei Feststellung wird das gezahlte Entgelt als Nettolohn behandelt und hochgerechnet – die Nachforderung übersteigt die vermeintliche Ersparnis regelmäßig um ein Vielfaches.
Was „privat einstellen“ rechtlich bedeutet
Wer eine Pflegekraft privat einstellt, wird Arbeitgeber – mit allen Pflichten, die dieser Status mit sich bringt. Das ist keine Formalie, sondern ein Rollenwechsel: Sie schulden Lohn auch bei Krankheit, tragen das Ausfallrisiko, haften für Meldepflichten und müssen das Arbeitszeitgesetz einhalten.
Dieser Ratgeber rechnet die Direktanstellung ehrlich durch – nicht um sie pauschal abzuraten, sondern damit Sie eine Entscheidung auf Basis realistischer Zahlen treffen können. Am Ende finden Sie auch die Konstellationen, in denen sie tatsächlich sinnvoll sein kann.
Grundlagen zum Betreuungsmodell finden Sie unter Grundlagen der 24-Stunden-Pflege; die vollständige Gegenüberstellung der Organisationsformen im Ratgeber 24-Stunden-Pflege ohne Agentur.
Die drei Modelle im Überblick
| Modell | Arbeitgeber | Ihre Rolle | Hauptrisiko |
|---|---|---|---|
| Direktanstellung | Sie selbst | Arbeitgeber mit allen Pflichten | Meldepflichten, Lohnfortzahlung, Ausfallhaftung |
| Entsendemodell | Unternehmen im Herkunftsland | Auftraggeber eines Dienstleistungsvertrags | Fehlende A1-Bescheinigung, Scheinentsendung |
| Selbstständige Kraft | Niemand | Auftraggeber | Scheinselbstständigkeit – Haftung trifft Sie |
Ihre Pflichten als privater Arbeitgeber
- Unternehmensnummer bei der gesetzlichen Unfallversicherung beantragen und den Haushalt anmelden
- Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen
- Anmeldung bei der Krankenkasse der Beschäftigten als Einzugsstelle
- ELStAM-Abruf beim Finanzamt für die Lohnsteuermerkmale
- Monatliche Lohnabrechnung, Beitragsnachweise und Meldungen zur Sozialversicherung
- Lohnsteueranmeldung und Abführung an das Finanzamt
- Arbeitszeiterfassung – das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) eine Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit bestätigt
- Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall für bis zu sechs Wochen
- Urlaubsgewährung – mindestens 24 Werktage bei Sechs-Tage-Woche, 20 bei Fünf-Tage-Woche
Eine Übersicht der Pflichten veröffentlicht die Zollverwaltung unter Privatpersonen als Arbeitgeber.
Der Minijob-Irrtum
Sehr häufig taucht die Idee auf, die Betreuungskraft als Minijobberin über die Minijob-Zentrale anzumelden. Das funktioniert nicht. Die Geringfügigkeitsgrenze liegt 2026 bei 603 Euro monatlich; beim Mindestlohn von 13,90 Euro entspricht das rund 43 Arbeitsstunden im Monat – etwa zehn Stunden pro Woche. Für eine häusliche Betreuung ist das bei weitem zu wenig.
Erforderlich ist deshalb eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung mit dem vollen Meldeverfahren.
Die vollständige Kostenrechnung
Schritt 1: Das Bruttogehalt
Der gesetzliche Mindestlohn beträgt seit dem 1. Januar 2026 13,90 Euro brutto und steigt zum 1. Januar 2027 auf 14,60 Euro (Statistisches Bundesamt). Bei einer 40-Stunden-Woche entspricht das rechnerisch 173,33 Monatsstunden:
173,33 Std. × 13,90 € = 2.409 Euro Bruttolohn – als absolutes Minimum, ohne jeden Zuschlag.
Für eine erfahrene Kraft mit guten Deutschkenntnissen sind 2.700 bis 3.200 Euro brutto marktüblich. Wer über 40 Stunden hinaus Arbeitszeit vereinbart, zahlt entsprechend mehr.
Der wichtigste Punkt zum Mindestlohn: Das Bundesarbeitsgericht hat am 24. Juni 2021 (Az. 5 AZR 505/20) entschieden, dass der Mindestlohn auch für Bereitschaftszeiten gilt. Wer nächtliche Bereitschaft vereinbart, muss sie vergüten.
Schritt 2: Arbeitgeberbeiträge
| Beitrag | Arbeitgeberanteil |
|---|---|
| Krankenversicherung | 7,3 % plus hälftiger kassenindividueller Zusatzbeitrag |
| Pflegeversicherung | 1,8 % (abweichend in Sachsen) |
| Rentenversicherung | 9,3 % |
| Arbeitslosenversicherung | 1,3 % |
| Umlagen U1, U2 und Insolvenzgeldumlage | je nach Kasse, zusammen rund 2 bis 4 % |
| Gesetzliche Unfallversicherung | Beitrag nach Satzung, im Haushalt meist als Pauschale |
| Summe | rund 21 bis 23 % |
Bei 2.800 Euro Bruttolohn sind das rund 590 bis 645 Euro monatlich zusätzlich. Die genauen Sätze erfahren Sie bei der Krankenkasse der Beschäftigten.
Schritt 3: Kost und Logis als Sachbezug
Dieser Punkt wird fast immer übersehen und ist zugleich der rechtlich heikelste. Freie Unterkunft und Verpflegung sind ein geldwerter Vorteil. Die Sachbezugsverordnung setzt dafür 2026 folgende Werte an:
- Verpflegung: 345 Euro monatlich
- Unterkunft: 285 Euro monatlich; bei Aufnahme in den Haushalt des Arbeitgebers mindert sich der Wert um 15 Prozent auf 242,25 Euro
- Zusammen: 587,25 Euro monatlich
Zwei Konsequenzen:
- Der Sachbezug erhöht das steuer- und beitragspflichtige Entgelt – Sie zahlen darauf anteilig Sozialversicherungsbeiträge.
- Der Sachbezug ist nicht auf den Mindestlohn anrechenbar. Der Mindestlohn ist in Geld zu zahlen. Rechnungen nach dem Muster „2.000 Euro plus Kost und Logis, macht zusammen 2.600 Euro“ halten einer Prüfung nicht stand.
Hinzu kommen die tatsächlichen Mehrkosten im Haushalt für Lebensmittel, Strom, Wasser und Heizung – realistisch 150 bis 250 Euro monatlich. Rechtsgrundlage für den Anspruch auf angemessenen Wohn- und Schlafraum ist § 618 Abs. 2 BGB; nach § 619 BGB ist diese Pflicht nicht abdingbar. Anforderungen an das Zimmer: räumliche Voraussetzungen.
Schritt 4: Ausfallzeiten und Vertretung
- Urlaub: mindestens 24 Werktage bei Sechs-Tage-Woche. Das Gehalt läuft weiter – und Sie brauchen zusätzlich eine bezahlte Vertretung.
- Krankheit: Entgeltfortzahlung für bis zu sechs Wochen. Auch hier fällt die Vertretung obendrauf. Über die Umlage U1 erhalten Sie einen Teil erstattet.
- Kündigung: Innerhalb der Kündigungsfrist müssen Sie Ersatz finden, einarbeiten und neu anmelden.
- Familiäre Notfälle: Bei einer Kraft aus dem Ausland kann eine sofortige Abreise nötig werden.
Rechnen Sie mit 200 bis 350 Euro monatlich für anteilige Vertretungskosten – vorausgesetzt, Sie finden überhaupt jemanden. Erstattungen aus dem Gemeinsamen Jahresbetrag können einen Teil auffangen, decken ihn aber nicht vollständig.
Schritt 5: Verwaltung
Lohnbuchhaltung über einen Steuerberater oder Lohnservice kostet 40 bis 100 Euro monatlich. Eine anwaltliche Vertragsprüfung schlägt einmalig mit 300 bis 600 Euro zu Buche – und ist gut investiert.
Die Gesamtrechnung
| Position | Betrag / Monat |
|---|---|
| Bruttolohn (40 Wochenstunden, erfahrene Kraft) | 2.800 € |
| Arbeitgeberbeiträge und Umlagen (rund 22 %) | 616 € |
| Tatsächliche Mehrkosten Verpflegung und Nebenkosten | 200 € |
| Anteilige Vertretungskosten (Urlaub und Krankheit) | 280 € |
| Lohnbuchhaltung | 60 € |
| Anteilige An- und Abreise bei Turnuswechsel | 30 € |
| Versicherungen | 35 € |
| Gesamt für 40 Wochenstunden | ca. 4.021 € |
Modellrechnung Stand Juli 2026. Beiträge und Umlagen variieren je nach Krankenkasse und Bundesland.
Der Vergleich, auf den es ankommt
Der häufigste Fehler beim Kostenvergleich: Es werden zwei unterschiedliche Leistungen gegenübergestellt.
| Direktanstellung | Entsendemodell | |
|---|---|---|
| Kosten | ca. 4.000 € | 2.400 – 3.400 € |
| Abgedeckte Arbeitszeit | 40 Wochenstunden | 38 – 48 Wochenstunden Vollarbeit |
| Anwesenheit im Haushalt | nur während der Arbeitszeit | durchgehend, mit Rufbereitschaft |
| Vertretung bei Urlaub | Sie organisieren und zahlen zusätzlich | in der Regel vertraglich zugesichert |
| Vertretung bei Krankheit | Entgeltfortzahlung plus Ersatzkraft | in der Regel vertraglich zugesichert |
| Ausfallrisiko | vollständig bei Ihnen | beim Dienstleister |
| Verwaltungsaufwand | monatliche Abrechnung und Meldungen | eine Rechnung |
| Rechtliche Verantwortung | Arbeitgeberpflichten und Haftung | beim entsendenden Unternehmen |
Die entscheidende Zeile ist die zweite. Vierzig Wochenstunden sind knapp sechs Stunden am Tag – bei sieben Tagen gerechnet. Wer eine durchgehende Anwesenheit braucht, müsste zwei Kräfte in Teilzeit anstellen und käme auf 6.000 bis 7.000 Euro monatlich.
Die Direktanstellung ist deshalb keine günstigere Variante desselben Modells, sondern ein anderes Modell. Sie kann sinnvoll sein – aber nicht dort, wo Anwesenheit rund um die Uhr gebraucht wird.
Marktpreise im Entsendemodell: Was kostet die 24-Stunden-Pflege 2026 und Kosten einer polnischen Pflegekraft. Wer eine deutschsprachige Fachkraft sucht: deutsche 24-Stunden-Pflegekräfte.
Das größte Risiko: Scheinselbstständigkeit
Der Vorschlag klingt einfach: Die Betreuungskraft stellt eine Rechnung, es gibt keinen Arbeitsvertrag und keine Sozialabgaben. Genau das ist die teuerste Konstruktion überhaupt.
Warum die Selbstständigkeit fast nie trägt
Für eine echte Selbstständigkeit sprechen mehrere Auftraggeber, eigene Betriebsmittel, freie Zeiteinteilung und unternehmerisches Risiko. Wer im Haushalt lebt, sich nach dem Tagesablauf der Familie richtet, deren Räume und Arbeitsmittel nutzt und nur einen Auftraggeber hat, erfüllt praktisch alle Merkmale einer abhängigen Beschäftigung – unabhängig davon, was im Vertrag steht. Die Kriterien fasst die IHK München zusammen.
Was bei Feststellung passiert
Hier liegt der Punkt, der die Rechnung kippt: Nach § 14 Abs. 2 Satz 2 SGB IV gilt das gezahlte Entgelt bei illegaler Beschäftigung als Nettoentgelt. Es wird also auf ein Bruttoentgelt hochgerechnet, und darauf werden sämtliche Beiträge erhoben – Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil.
Ein Beispiel: 2.400 Euro monatlich über 18 Monate ergeben 43.200 Euro gezahltes Entgelt. Als Nettolohn behandelt und hochgerechnet, entsteht daraus ein deutlich höheres Bruttoentgelt; die Beitragsnachforderung bewegt sich erfahrungsgemäß im Bereich von 20.000 bis 25.000 Euro. Dazu kommen Säumniszuschläge von einem Prozent je angefangenem Monat, Lohnsteuernachforderungen und ein mögliches Bußgeld.
Die Verjährungsfristen: Beitragsansprüche verjähren nach vier Jahren – bei vorsätzlichem Vorenthalten erst nach 30 Jahren. Das Vorenthalten von Sozialversicherungsbeiträgen ist zudem nach § 266a StGB strafbar.
Der einzige sichere Weg zur Klärung
Verbindliche Klarheit schafft nur das Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV bei der Deutschen Rentenversicherung. Es dauert mehrere Monate – und endet bei häuslicher Betreuung fast immer mit der Feststellung einer abhängigen Beschäftigung.
Praktische Konsequenz: Wenn Ihnen jemand eine „selbstständige“ Betreuungskraft anbietet, ist das kein Sparmodell, sondern eine Risikoverlagerung auf Sie. Prüfkriterien für Anbieter: Seriöse Anbieter erkennen.
Arbeitszeit: Was Sie als Arbeitgeber einhalten müssen
- Höchstarbeitszeit: acht Stunden werktäglich, verlängerbar auf zehn, wenn im Schnitt von sechs Kalendermonaten acht Stunden nicht überschritten werden
- Ruhepausen: 30 Minuten bei mehr als sechs, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden; nie länger als sechs Stunden am Stück ohne Pause
- Ruhezeit: mindestens elf zusammenhängende Stunden
- Bereitschaftsdienst mit vorgegebenem Aufenthaltsort zählt vollständig als Arbeitszeit. Nur Rufbereitschaft mit frei wählbarem Aufenthaltsort gilt als Ruhezeit – diese Unterscheidung ist der Kern jeder Dienstplanung.
- Sonntage: mindestens 15 freie Sonntage im Jahr, Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen
Zur Rechtslage: Manche berufen sich auf § 18 Abs. 1 Nr. 3 ArbZG, wonach das Arbeitszeitgesetz für Beschäftigte in häuslicher Gemeinschaft nicht gelte. Nach überwiegender Auffassung greift diese Ausnahme bei der 24-Stunden-Betreuung nicht. Planen Sie deshalb so, als gelte das Gesetz. Ausführlich: Arbeitszeit und Ruhezeiten.
Die praktische Folge: Ein Dienstplan, der faktisch durchgehende Verfügbarkeit vorsieht, ist weder zulässig noch bezahlbar. Realistisch sind acht bis zehn Stunden aktive Betreuung täglich – siehe Betreuungsalltag und Tagesablauf.
Was die Betreuungskraft ohnehin nicht darf
Unabhängig vom Beschäftigungsmodell gilt: Betreuungskräfte ohne in Deutschland anerkannte Pflegequalifikation dürfen keine Behandlungspflege erbringen – keine Injektionen, keine Wundversorgung, kein Stellen von Medikamenten, keine Katheter- oder Stomaversorgung und kein Anlegen medizinischer Kompressionsstrümpfe.
Diese Leistungen erbringt ein ambulanter Pflegedienst und rechnet sie nach § 37 SGB V mit der Krankenkasse ab – sie kürzen das Pflegegeld nicht. Details: Behandlungspflege und Grundpflege. Ein Diplom aus dem Herkunftsland genügt nicht; nötig ist die förmliche Anerkennung der Berufsqualifikation.
Wer das übersieht, riskiert mehr als ein Bußgeld. Eine falsch verabreichte Insulindosis kann lebensbedrohlich sein – und die Haftung liegt beim Arbeitgeber, also bei Ihnen.
Vier Konstellationen aus der Praxis
Alle Beispiele sind anonymisiert und in den Details verändert.
Fall 1: Die Selbstständigkeitsfalle
Eine Familie beschäftigte eine Betreuungskraft gegen Rechnung – 2.400 Euro monatlich, ohne Sozialabgaben. Nach 18 Monaten stellte eine Betriebsprüfung eine abhängige Beschäftigung fest.
Die Rechnung: Das gezahlte Entgelt wurde nach § 14 Abs. 2 Satz 2 SGB IV als Nettolohn behandelt und hochgerechnet. Beitragsnachforderung, Säumniszuschläge und Lohnsteuer summierten sich auf einen mittleren fünfstelligen Betrag. Die Betreuungskraft kündigte während des Verfahrens; die Versorgung musste kurzfristig über Kurzzeitpflege überbrückt werden.
Was zu lernen ist: Die vermeintliche Ersparnis von rund 800 Euro monatlich stand am Ende einer Nachforderung gegenüber, die das Vielfache betrug – über einen Zeitraum, den Sie nicht kontrollieren, weil Prüfungen rückwirkend erfolgen.
Fall 2: Der Vertretungsnotfall
Eine Familie hatte eine Betreuungskraft direkt angestellt. Nach acht Monaten erkrankte deren Vater im Herkunftsland schwer; sie reiste sofort ab.
Die Folgen: Entgeltfortzahlung lief weiter, gleichzeitig musste kurzfristig Ersatz her. Zeitarbeit war zu Tagessätzen im dreistelligen Bereich verfügbar, eine Tochter nahm unbezahlten Urlaub, schließlich überbrückte Kurzzeitpflege vier Wochen.
Was zu lernen ist: Das Ausfallrisiko liegt bei der Direktanstellung vollständig beim Arbeitgeber – und tritt statistisch häufiger ein, als Familien erwarten. Wie sich das im Entsendemodell darstellt: Was passiert bei Krankheit oder Urlaub und Ersatzbetreuung organisieren.
Fall 3: Die Qualifikationslücke
Eine Familie stellte eine Betreuungskraft mit Referenzen aus der Altenpflege für eine Angehörige mit insulinpflichtigem Diabetes ein. Nach einigen Wochen kam es zu einer schweren Unterzuckerung mit Krankenhauseinweisung.
Der eigentliche Fehler lag vor der Auswahl: Die Insulingabe hätte gar nicht von der Betreuungskraft übernommen werden dürfen. Sie ist Behandlungspflege und Aufgabe eines Pflegedienstes – finanziert über die Krankenkasse, also ohne nennenswerte Mehrkosten.
Was zu lernen ist: Klären Sie vor der Auswahl, welche Leistungen anfallen und wer sie erbringen darf. Siehe 24-Stunden-Pflege vs. ambulanter Dienst.
Fall 4: Die vollständige Kostenbilanz
Eine Familie kalkulierte 2.500 Euro Bruttogehalt plus 500 Euro Arbeitgeberbeiträge plus 400 Euro Kost und Logis – zusammen 3.400 Euro. Das erschien günstiger als ein Angebot über 3.600 Euro.
| Position | Kalkuliert | Tatsächlich |
|---|---|---|
| Bruttogehalt | 2.500 € | 2.500 € |
| Arbeitgeberbeiträge und Umlagen | 500 € | 550 € |
| Verpflegung und Nebenkosten | 400 € | 450 € |
| Lohnbuchhaltung | – | 60 € |
| Urlaubsvertretung, anteilig | – | 250 € |
| Krankheitsvertretung, anteilig | – | 100 € |
| Reisekosten, anteilig | – | 27 € |
| Versicherungen | – | 35 € |
| Summe | 3.400 € | 3.972 € |
Was zu lernen ist: Die Abweichung entsteht nicht durch einen großen Posten, sondern durch fünf kleine. Und sie bezieht sich auf 40 Wochenstunden – nicht auf durchgehende Anwesenheit.
Finanzierung: Was Ihnen zusteht
Unabhängig vom Modell stehen Ihnen dieselben Leistungen zu. Grundlage ist die offizielle Leistungsübersicht des Bundesgesundheitsministeriums 2026.
| Leistung | PG 1 | PG 2 | PG 3 | PG 4 | PG 5 |
|---|---|---|---|---|---|
| Pflegegeld / Monat | – | 347 € | 599 € | 800 € | 990 € |
| Pflegesachleistung / Monat | – | 796 € | 1.497 € | 1.859 € | 2.299 € |
| Entlastungsbetrag / Monat | 131 € | 131 € | 131 € | 131 € | 131 € |
| Gemeinsamer Jahresbetrag | – | 3.539 € | 3.539 € | 3.539 € | 3.539 € |
Drei Regeln, die häufig falsch dargestellt werden:
- Bei Pflegegrad 1 gibt es weder Pflegegeld noch Pflegesachleistung – nur den Entlastungsbetrag, die Hilfsmittelpauschale und den Wohnumfeldzuschuss.
- Pflegegeld und Pflegesachleistung gibt es nicht gleichzeitig in voller Höhe. Wird ein Pflegedienst für Grundpflege eingesetzt, mindert der genutzte Prozentsatz der Sachleistung das Pflegegeld – das ist die Kombinationsleistung.
- Der Entlastungsbetrag ist zweckgebunden und kann nicht bar an eine privat angestellte Kraft ausgezahlt werden.
Der Gemeinsame Jahresbetrag: Seit dem 1. Juli 2025 sind Verhinderungs- und Kurzzeitpflege in einem Budget von 3.539 Euro jährlich nach § 42a SGB XI zusammengeführt. Die früher genannten 1.612 und 1.774 Euro sind überholt. Für die Direktanstellung ist er besonders relevant, weil er Vertretungskosten abfedern kann – siehe Verhinderungspflege 2026.
Beispielrechnung Pflegegrad 3
| Position | Betrag / Monat |
|---|---|
| Kosten der Betreuung | – 3.200 € |
| Pflegegeld Pflegegrad 3 | + 599 € |
| Entlastungsbetrag (nur für anerkannte Angebote) | + 131 € |
| Steuerermäßigung § 35a EStG | + ca. 333 € |
| Gemeinsamer Jahresbetrag, anteilig | + bis zu 295 € |
| Eigenanteil | ca. 1.842 – 2.601 € |
Zur Steuerermäßigung: § 35a EStG gewährt 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens 4.000 Euro Steuerermäßigung jährlich – nicht „bis zu 4.000 Euro absetzbar“, sondern 4.000 Euro weniger Steuer. Voraussetzung sind Rechnung und unbare Zahlung. Bei zusammen lebenden Ehegatten wird der Höchstbetrag nur einmal gewährt. Details: 24-Stunden-Pflege von der Steuer absetzen.
Der Pflege-Pauschbetrag nach § 33b EStG (600, 1.100 oder 1.800 Euro) setzt persönliche und unentgeltliche Pflege voraus. Wer eine Kraft bezahlt, erfüllt die Voraussetzungen in der Regel nicht – siehe Pflegepauschbetrag.
Reicht das Einkommen nicht: Kostenübernahme durch das Sozialamt. Geschützt bleiben 10.000 Euro Barvermögen je Person; Kinder werden erst ab 100.000 Euro Jahresbrutto herangezogen – siehe Elternunterhalt 2026.
Wann die Direktanstellung tatsächlich sinnvoll ist
Es gibt Konstellationen, in denen sie die richtige Wahl ist:
- Begrenzter Stundenbedarf: Wenn 20 bis 40 Wochenstunden ausreichen und nachts niemand gebraucht wird, ist die Direktanstellung ein klares und sauberes Modell.
- Eine bekannte Person aus dem Umfeld, zu der bereits Vertrauen besteht – etwa eine frühere Nachbarin oder Haushaltshilfe.
- Arbeitgebererfahrung vorhanden: Wer bereits Beschäftigte hatte oder selbstständig ist, kennt die Abläufe.
- Angehörige tragen die Randzeiten und die Betreuungskraft füllt gezielt die Lücken.
- Muttersprachliche Kommunikation ist zwingend und eine deutsche Kraft soll beschäftigt werden – für sie gibt es kein Entsendemodell.
Wenn Sie sich dafür entscheiden
- Vertrag anwaltlich prüfen lassen – mit Tätigkeitsbeschreibung, bezifferter Arbeitszeit, Bereitschaftsregelung, Vergütung, Urlaub, Kündigungsfristen und Sachbezugsregelung.
- Alle Anmeldungen vollständig vornehmen: Unfallversicherung, Betriebsnummer, Krankenkasse, ELStAM.
- Lohnbuchhaltung auslagern – der Preis von 40 bis 100 Euro monatlich ist gegenüber dem Fehlerrisiko gering.
- Arbeitszeit dokumentieren – Beginn, Ende, Pausen, nächtliche Einsätze mit Uhrzeit.
- Vertretung vorab organisieren, nicht erst im Bedarfsfall. Ein Pflegedienst als Rückfallebene ist die verlässlichste Lösung.
- Bei Zweifeln am Status: Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV einleiten.
- Versicherungen prüfen: Unfallversicherung ist Pflicht; klären Sie zusätzlich, ob Ihre Privathaftpflicht eine im Haushalt beschäftigte Person einschließt.
Unabhängige Beratung: Die Beratungsdatenbank des Zentrums für Qualität in der Pflege listet nicht-kommerzielle Angebote nach Postleitzahl. Das Pflegetelefon des Bundesfamilienministeriums berät kostenfrei. Verbraucherzentralen prüfen Verträge gegen geringe Gebühr; zusätzlich besteht Anspruch auf Pflegeberatung nach § 7a SGB XI.
Was das Entsendemodell anders macht
Beim Entsendemodell ist die Betreuungskraft bei einem Unternehmen im Herkunftsland angestellt und dort sozialversichert. Sie schließen einen Dienstleistungsvertrag – und werden nicht Arbeitgeber.
Was Sie prüfen sollten, bevor Sie unterschreiben:
- Gültige A1-Bescheinigung für jede eingesetzte Kraft, vorgelegt vor Anreise und bei jedem Turnuswechsel erneut
- Namentlich benanntes entsendendes Unternehmen mit tatsächlicher Geschäftstätigkeit im Herkunftsland
- Vertrag mit bezifferter Wochenarbeitszeit und ausdrücklicher Nachtregelung
- Ersatzstellung mit Frist, schriftlich zugesichert
- Benannte Ansprechperson in Deutschland mit Namen und Durchwahl
- Nachweis der Betriebshaftpflicht
Seit 2021 gibt es mit der DIN SPEC 33454 einen Branchenstandard als Prüfmaßstab; Hintergründe veröffentlicht der Verbraucherrat des DIN. Wichtig zur Einordnung: Eine DIN SPEC ist kein Gesetz, und es gibt keine staatliche Qualitätsprüfung für Vermittlungsagenturen – anders als bei ambulanten Pflegediensten. Die Prüfung liegt bei Ihnen. Vollständige Kriterien: Seriöse Anbieter erkennen und Die passende Betreuung finden.
Alternativen jenseits der Modellfrage
Manchmal ist nicht das Beschäftigungsmodell die richtige Stellschraube, sondern der Zuschnitt der Versorgung:
- Stundenweise Betreuung – bei begrenztem Bedarf oft die passendere und günstigere Lösung
- Ambulanter Pflegedienst – weitgehend über die Pflegesachleistung gedeckt
- Tagespflege – additiv zu Pflegegeld und Sachleistung, ein häufig ungenutzter Hebel
- Ambulant betreute Wohngemeinschaft mit geteilten Betreuungskosten
- Vollstationäre Pflege – siehe den ehrlichen Vergleich unter 24-Stunden-Pflege als Alternative zum Pflegeheim
Bei zwei betreuten Personen im Haushalt verbessert sich die Rechnung deutlich, weil beide eigene Leistungsansprüche haben: 24-Stunden-Pflege für 2 Personen.
Fazit
Die private Anstellung ist kein Sparmodell, sondern eine andere Organisationsform mit eigenen Stärken und einem klar benennbaren Preis. Drei Punkte sollten Sie mitnehmen:
- Vergleichen Sie gleiche Leistungen. Rund 4.000 Euro für 40 Wochenstunden sind etwas anderes als 3.000 Euro für durchgehende Anwesenheit mit Rufbereitschaft.
- Rechnen Sie Kost und Logis korrekt. 587,25 Euro Sachbezug sind steuer- und beitragspflichtig – und nicht auf den Mindestlohn anrechenbar.
- Lassen Sie sich nicht auf „selbstständige“ Betreuungskräfte ein. Die Nettolohnfiktion nach § 14 Abs. 2 SGB IV macht jede vermeintliche Ersparnis zunichte – rückwirkend und ohne Ihr Zutun.
Wenn der Bedarf begrenzt und planbar ist, kann die Direktanstellung genau richtig sein. Wenn durchgehende Anwesenheit gebraucht wird, führt an einem Modell mit organisierter Vertretung praktisch kein Weg vorbei.
Häufig gestellte Fragen
Was kostet es, eine Pflegekraft privat einzustellen?
Realistisch rund 4.000 Euro monatlich für eine 40-Stunden-Woche: 2.800 Euro Bruttolohn, rund 616 Euro Arbeitgeberbeiträge und Umlagen, 200 Euro Mehrkosten für Verpflegung und Nebenkosten, etwa 280 Euro anteilige Vertretungskosten sowie Lohnbuchhaltung, Reisekosten und Versicherungen. Für durchgehende Anwesenheit wären zwei Kräfte in Teilzeit nötig.
Kann ich die Pflegekraft als Minijobberin anmelden?
Nein. Die Geringfügigkeitsgrenze liegt 2026 bei 603 Euro monatlich, was beim Mindestlohn von 13,90 Euro rund 43 Arbeitsstunden im Monat entspricht – etwa zehn Stunden pro Woche. Für eine häusliche Betreuung reicht das nicht. Erforderlich ist eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung.
Wie hoch sind die Arbeitgeberbeiträge?
Rund 21 bis 23 Prozent des Bruttolohns: 7,3 Prozent Krankenversicherung plus hälftiger Zusatzbeitrag, 1,8 Prozent Pflegeversicherung, 9,3 Prozent Rentenversicherung, 1,3 Prozent Arbeitslosenversicherung sowie Umlagen und Unfallversicherung. Bei 2.800 Euro Brutto sind das etwa 590 bis 645 Euro monatlich.
Zählen Kost und Logis als Teil des Lohns?
Sie sind ein geldwerter Vorteil mit einem Sachbezugswert von 587,25 Euro monatlich (2026): 345 Euro Verpflegung plus 242,25 Euro Unterkunft bei Aufnahme in den Haushalt. Der Sachbezug ist steuer- und beitragspflichtig, aber nicht auf den Mindestlohn anrechenbar – dieser ist in Geld zu zahlen.
Was passiert bei Scheinselbstständigkeit?
Nach § 14 Abs. 2 Satz 2 SGB IV gilt das gezahlte Entgelt als Nettolohn und wird auf ein Bruttoentgelt hochgerechnet. Darauf werden sämtliche Beiträge erhoben, Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil, zuzüglich Säumniszuschlägen und Lohnsteuer. Beitragsansprüche verjähren nach vier Jahren, bei Vorsatz erst nach 30. Zusätzlich kommt eine Strafbarkeit nach § 266a StGB in Betracht.
Wie kläre ich verbindlich, ob eine Selbstständigkeit vorliegt?
Nur über das Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV bei der Deutschen Rentenversicherung. Es dauert mehrere Monate und endet bei häuslicher Betreuung fast immer mit der Feststellung einer abhängigen Beschäftigung, weil die Kraft weisungsgebunden und in den Haushalt eingegliedert arbeitet.
Welche Arbeitszeiten muss ich einhalten?
Maximal acht Stunden werktäglich, verlängerbar auf zehn bei Ausgleich über sechs Monate. Ruhepausen von 30 beziehungsweise 45 Minuten, mindestens elf Stunden zusammenhängende Ruhezeit und mindestens 15 freie Sonntage im Jahr. Bereitschaftsdienst mit vorgegebenem Aufenthaltsort zählt vollständig als Arbeitszeit; nur Rufbereitschaft mit frei wählbarem Aufenthaltsort gilt als Ruhezeit.
Muss ich Bereitschaftszeiten vergüten?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat am 24.06.2021 (Az. 5 AZR 505/20) entschieden, dass der Mindestlohn auch für Bereitschaftszeiten gilt. Ein Dienstplan mit faktisch durchgehender Verfügbarkeit ist deshalb weder zulässig noch bezahlbar.
Was passiert bei Krankheit der privat angestellten Kraft?
Sie schulden Entgeltfortzahlung für bis zu sechs Wochen und müssen parallel eine Vertretung organisieren und bezahlen. Über die Umlage U1 erhalten Sie einen Teil der Entgeltfortzahlung erstattet. Zusätzliche Vertretungskosten lassen sich unter Umständen über die Verhinderungspflege aus dem Gemeinsamen Jahresbetrag von 3.539 Euro erstatten.
Darf die privat angestellte Kraft Medikamente geben?
Sie darf an die Einnahme erinnern und bereits gestellte Medikamente reichen. Injektionen, Wundversorgung, das Stellen von Medikamenten sowie Katheter- und Stomaversorgung sind Behandlungspflege nach § 37 SGB V und einem ambulanten Pflegedienst vorbehalten – finanziert über die Krankenkasse, ohne das Pflegegeld zu kürzen.
Ist die Direktanstellung günstiger als das Entsendemodell?
Bei gleichem Stundenumfang in der Regel nicht. Der entscheidende Unterschied ist aber der Leistungsumfang: Die Direktanstellung deckt 40 Wochenstunden ab, das Entsendemodell durchgehende Anwesenheit mit Rufbereitschaft und organisierter Vertretung. Bei begrenztem, planbarem Bedarf kann die Direktanstellung dennoch die passendere Lösung sein.
Kann ich eine Betreuungskraft aus Polen direkt anstellen?
Ja, EU-Bürgerinnen und -Bürger genießen Arbeitnehmerfreizügigkeit. Sie werden dann Arbeitgeber mit allen Pflichten und melden die Beschäftigung in Deutschland an. Nicht zulässig ist die Konstruktion, bei der die Kraft „selbstständig“ auf Rechnung arbeitet – das ist in aller Regel Scheinselbstständigkeit. Mehr dazu: 24-Stunden-Pflege aus Polen.
Welche Leistungen kann ich zur Finanzierung nutzen?
Das frei verwendbare Pflegegeld von 347 bis 990 Euro, den zweckgebundenen Entlastungsbetrag von 131 Euro monatlich, den Gemeinsamen Jahresbetrag von 3.539 Euro jährlich ab Pflegegrad 2 sowie die Steuerermäßigung nach § 35a EStG von bis zu 4.000 Euro jährlich. Die Pflegesachleistung ist nur über zugelassene Pflegedienste abrechenbar.
Quellen und Rechtsgrundlagen
- § 7a SGB IV – Statusfeststellung; § 8 SGB IV – Geringfügigkeitsgrenze; § 14 Abs. 2 SGB IV – Nettolohnfiktion; § 25 SGB IV – Verjährung
- § 266a StGB – Vorenthalten von Arbeitsentgelt; Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz
- § 1 MiLoG; § 21 MiLoG; Sozialversicherungsentgeltverordnung – Sachbezugswerte 2026
- §§ 3, 4, 5, 9 bis 11, 18 ArbZG; §§ 618, 619 BGB; Bundesurlaubsgesetz; Entgeltfortzahlungsgesetz
- §§ 36, 37, 38, 42a, 45b SGB XI; § 37 SGB V; §§ 33, 33b, 35a EStG
- Verordnung (EG) Nr. 883/2004 – A1-Bescheinigung; DIN SPEC 33454 (2021)
- Bundesarbeitsgericht, Urteile vom 24.06.2021 (5 AZR 505/20) und 13.09.2022 (1 ABR 22/21)
- Bundesministerium für Gesundheit: Leistungsansprüche der Versicherten im Jahr 2026; Statistisches Bundesamt; Zollverwaltung
Redaktioneller Hinweis: Dieser Ratgeber wurde von der Redaktion PflegeHeimat24 erstellt und zuletzt im Juli 2026 auf Aktualität geprüft. Alle Rechts- und Leistungsangaben entsprechen dem Rechtsstand Juli 2026. Beitragssätze, Umlagen und Sachbezugswerte ändern sich jährlich; die Kostenrechnungen sind Modellrechnungen und regional unterschiedlich. Die Fallbeispiele sind anonymisiert und in den Details verändert. PflegeHeimat24 ist eine Vermittlungsagentur und nicht Arbeitgeberin der vermittelten Betreuungskräfte; die in diesem Beitrag genannten Prüfkriterien gelten ausdrücklich auch für uns. Der Beitrag ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung – für Vertragsgestaltung und Statusfragen wenden Sie sich an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht, eine Verbraucherzentrale oder die Deutsche Rentenversicherung.